找回密码
 立即注册

QQ登录

只需一步,快速开始

资讯 查看内容

经常加班到凌晨,是时间管理不好吗?麦肯锡专家:试试零秒工作吧

皮皮猴 2019-6-28 13:40

文 / 董小琳

一、为了“高效”,你曾做过哪些努力?

时间管理,效率提升应该算是近两年比较火的职场热门了。

相信你一定尝试过番茄钟,TO DO LIST,猴子法则……等等。

可效果如何呢?

我特意采访了身边的几位朋友,听听他们使用时间管理工具的感受。

@Mr.张

“我用过番茄钟和四象限法则。感觉刚开始还是挺有效果的,可是很难坚持下去。尤其是番茄钟,20分钟不被打扰,在实际的办公环境里,真的太难了。你又不能挂块‘请勿打扰’的牌子在这,所以慢慢地也就不用了。原来忙成什么样,现在也差不多。”

@高小小

“提高工作效率,我用了把事情集中处理的方法,感觉还不错。比如说,把需要回的邮件集中处理,或者把该打的电话先记下来,然后统一处理。这样效率就上来了。”

“听起来不错呀,可以把这个方法介绍给大家吗?”

“不是我小气啊。你想想,如果所有人都在固定的时间里打电话,不又回到‘你有时间,他没时间’的状态了吗?所以,我这个方法不轻易告诉别人的哟~”

额,好吧,原来还是独家秘方。

经常加班到凌晨,是时间管理不好吗?麦肯锡专家:试试零秒工作吧

经过一番调查,我发现很多人之所以会感觉工作忙不完,时间不够用,努力改善还没有用的原因是:只重视“战术”上的改进,而忽略了“战略”上的偏差。

这里我推荐一本书,叫《零秒工作》。书中不仅深入分析了低效工作的“战略”问题,而且还给出了很多行之有效的改善“战术”。

从“拖拉机”到“闪电侠”的蜕变,就此开启啦。

二、工作效率低的原因,你中了几条?

《零秒工作》的作者赤羽雄二,曾在麦肯锡咨询公司任职14年。然后又从0创办了麦肯锡韩国分公司。

最忙碌的时候,他同时负责10几个项目,每年还要举办50多次公开演讲。

对于我们普通人来说,能按时做完手里的工作,不返工、少加班,就已经不错了。

一手创办公司这样的大工程,作者究竟是怎么保质保量做到的呢?

经常加班到凌晨,是时间管理不好吗?麦肯锡专家:试试零秒工作吧

作者在书中写到:提升工作速度的根本是要提升思考速度。

而妨碍我们思考的原因,大致有3点:

  • 管理层无法自己做决定和推进工作;
  • 部门内外协调不畅;
  • 庞杂冗繁的资料整理工作。

简单总结成一句话:要求不清,协作不利,方法不对。

这里面虽然有老板、同事的因素,但所有问题的解决方法,归根结底还是要从改变自己入手

毕竟,我们很难左右别人的想法和行为。

下面就具体来说说:到底该怎么提高效率?

经常加班到凌晨,是时间管理不好吗?麦肯锡专家:试试零秒工作吧

三、快速思考的5大工具

书中指出,要实现快速思考、工作,就一定要满足以下8个原则:

形成整体印象,不要过于细致,掌握工作要领,形成良性循环,对改善方法做改善,凡事提前,先行一步,以及尽量避免返工。

好吧,你肯定在想:这能有用吗?

  • “避免返工”当然能节省时间。但是,老板让我改,我能不改吗?
  • “不要过于细致”,我反复仔细检查还出错了,这不教我们马虎工作吗?
  • ……

其实,还真不能单纯从字面上理解。

我们不妨把这8个原则分成3类,总结成“六个字”是:抓大,管小,尽早。

对应这六个字,我给你提供5个实用效率工具。

只要在工作中注意使用,你的工作效率,肯定会有可观的改善。

经常加班到凌晨,是时间管理不好吗?麦肯锡专家:试试零秒工作吧

工具一,建立整体框架。

接到一项任务时,千万别急着开始做。先用黄金思维圈(2W1H)梳理出项目的整体框架,能大幅提升你的工作效率。

这里两个W指的是what和why,也就是要做什么,为什么要做。

1个H是how,是具体的行动方法。

把这3个方面想清楚了,你对工作框架的把握也就基本到位了。

举个例子吧。

假如说,老板找你要上半年的数据分析。

如果你立刻着手做,很快就会陷在海量数据中,找不到头绪,越做越烦躁。

反而,如果你能找到这项任务的2W1H:

  • 做什么——梳理上半年数据;
  • 为什么——部门半年总结会用;
  • 怎么做——从4个关键指标入手,分析出工作的进步和不足。

在这个框架下再着手行动,思路会清晰很多。

经常加班到凌晨,是时间管理不好吗?麦肯锡专家:试试零秒工作吧

工具二,识别关键任务。

还说梳理数据这件事。

什么是关键任务呢?数据全不全,准不准?还是按时提交,别耽误开会?

与已经确定的会议时间相比,数据的完备性反而不是重点了。

当然,能按时完成报表自然最好,可万一时间来不及的话,你最好以“关键任务”为重点,等有时间了,再慢慢完善细节。

工具三,建立标准流程。

爱因斯坦曾说:所谓愚昧就是将同一件事做了一遍又一遍,却希望每次的结果都不一样。

要提升效率,最好的方法就是优化做事的流程和方法,形成良性迭代的循环。

凡是会发生两次的事情,都要总结出标准流程。

比如说,出差。

很多人是在接到通知后,才开始想要带什么,不带什么。

从工作到生活,把所有用品挨个审视一遍,还有可能拉下什么。

那如果我们整理出一个清单,每次都按清单准备,即解决了物品齐不齐的问题,还提升了效率。

甚至,还有人专门弄了一个出差包,接到通知,提起包包就出发,连准备的时间都省了。

经常加班到凌晨,是时间管理不好吗?麦肯锡专家:试试零秒工作吧

工具四,适度脱机工作。

我们谁都不喜欢等别人回信。

但是随时在线,会让你的时间和精力被无限分割,碎成一地渣。

因此,为了保证做事效率,我们还是要适度地脱机工作。

关掉联系人的通知,将手机放在远处,把所有精力放在当下的任务上。

然后当工作告一段落了,或者在午饭、下班前半小时,集中回复邮件、信息。

工具五,周知概要单。

根据你之前梳理出的2W1H3要素,以及关键任务节点,确定在执行任务的过程中,需要哪些部门配合,以及大致的时间安排。这就整理出了标题中说到的“概要单”。

然后,用邮件的形式把概要单发给相关部门,重点“请对方提前做好配合准备”,同时抄送领导。

这样做能带来3个好处:

首先,给配合部门留出充分的准备时间;

第二,侧面向领导确认了你的工作目标,以及时间安排等信息。如果对方觉得不妥,会主动找你沟通修正。也就避免了返工的风险。

另外,在结束阶段,这些文件还能帮助你又快又全地做出总结报告。

经常加班到凌晨,是时间管理不好吗?麦肯锡专家:试试零秒工作吧

在人类的起源地非洲大草原上,猎豹跑不快没饭吃,羚羊跑不快会被吃掉。

“快”是一切生物得以繁衍生息的根本。

然而,脱离野外环境的人类,总被现实中的忙忙碌碌,弄得焦头烂额。

原以为是时间的使用技巧有问题,结果“头痛医头脚痛医脚”,收效甚微。

如果你也正处于这种状态的话,希望今天文章里的“抓大、管小、尽早”6字原则,5个方法,能让你换一种思考方式,华丽变身“职场闪电侠”!

一起加油吧~

(原创不易,请勿抄袭。如有转载需求,请私信联系作者。)

—END—

世界500强主管、一年读300本书的职场达人,带你一起【长心眼儿】!

欢迎关注“职心眼儿”。喜欢的话,不妨在留言点赞后,转发给您的朋友欧~

分享到